苦手な人必見！簡単で分かりやすい書類の整理方法
こんにちは、整理収納アドバイザーの田中まきこです。
書類整理に悩んでいませんか？「ついつい積み上げてしまう」「どこに何があるか分からなくなる」という声を多くいただきます。
私自身、小さな頃から書類の管理が不得意で、宿題のプリントや親に渡さないといけない大切な書類などをなくしては、「わたしってダメなやつだな・・」とすごく自己肯定の低い生活を送っていました。
しかしモノの整理にくらべて、書類整理はルールを作るだけで大きく改善される事も多く、生活効率がすごく上がったな！と感じることができるきますよ♪
そこで今回は、書類整理が苦手な方でも簡単に実践できる、わかりやすい整理方法をご紹介します！
書類整理の基本「3つのルール」
まずは、書類整理の基本ルールを覚えましょう。これさえ押さえておけば、迷うことなくスムーズに整理できます。
① 保管期限を決める
書類は種類によって、必要な期間が異なります。
まずは、書類を以下のように３つに分けてみましょう。
短期保管：チラシやイベント案内など、日が過ぎれば不要になるもの。
中期保管：家電の保証書や取扱説明書など、一定期間必要なもの。
長期保管：税金関連や契約書類など、法的に保管が必要なもの。
これを意識すると、捨てるタイミングが分かりやすくなります。
また、書類の保管期限が明確になると、例えば、短期保管はリビングにポストを作る。長期保管はバインダーでしっかり管理する。など、適した収納方法や収納アイテムを選びやすくなります。
「書類を捨てるのが苦手」だと感じる方は、まずは保管期限別に分けることから始めてみて下さいね。
② 中長期の書類は「目的別」で分類する
①で中～長期保管に該当した書類は、「何のために使うか」という目的別で分けると生活効率が上がります。
- 仕事関連：プロジェクト資料、会議メモなど。
- 家庭関連：家計簿、保険証券、保証書など。
- 個人関連：趣味、資格取得資料、手紙など。
目的別にすることで、家の中のどこで管理すべきか？というヒントも見えてきます♪
仕事ならば、ワークスペースや、仕事カバンの近くに管理位置を決めると仕事の効率が上がりますし、
家庭関連なら、家族で共有できるよう、全員がアクセスしやすいリビングや、廊下にある納戸などがおススメです。
③ 不要な書類を残さない
不要な書類を置いておくと、必要な書類を見つけにくく書類の紛失や確認漏れによるミスが多く発生します。
増えてしまった書類を要不要に分けて処分するのには大変な労力がかかる為、
事前に、残さない為のルールを作りましょう。
プリントはもらってすぐに確認して、不要なモノは処分するよ
保険の更新案内は、届いたら古い案内と交換して処分するわ
取扱説明書や保証書は、家電を処分するタイミングで一緒に処分するよ
また、玄関に紙ゴミの定位置を作り、部屋に入る前にチラシなどを処分してしまうのもよいでしょう。
あなたの生活スタイルに合った方法を考えてみてくださいね♪
書類整理を始める！スタートダッシュ法
書類整理は、大きな見栄えの変化が起こりにくい為、後回しにしてしまいがちです。
ここからは、書類整理を始めるきっかけを作るスタートダッシュ法を３つご紹介します。
収納用品を統一する
バインダーやボックスなど、いろんな収納用品でバラバラに管理している方は収納用品を統一し、見栄えの良い書類棚を作ってみませんか？近年では、100円ショップに行くと、書類整理に必要なアイテムがたくさん売っています。
初心者の方は、まず色だけでも統一してみましょう。
「色が同じだと分かりにくい」という場合は、色付きのラベルを使うのもおススメです♪
タイムトライアルをする
とにかく時間がない。やりたくない。という方におススメなのはタイムトライアルで行う方法です。
スマホ等で、30分間のアラームをかけ、その間だけ書類整理に集中しましょう。
書類整理は意外と頭を使うので、たった30分でもヘトヘトになりますが、
続けていくと仕分けのコツが掴め、どんどんスピードがアップしていくのを体感できます。
自分が成長する様子を感じると、もっともっと仕分けがしたくなりますよ♪
デジタルツールを活用する
写真や思い出の書類をデジタル化してみませんか？
生きていれば、思い出はどんどん増えていきますし、紙で管理していると災害時などで消えてしまうこともあります。
スマホのスキャンアプリやスキャナーを使えば簡単にデジタルデータに変換することが可能です♪
また、デジタル化したデータは、クラウドストレージに保管すれば家族と共有も簡単にできます。
管理場所にお困りの方は、デジタル管理をぜひ検討してみてくださいね！
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- パソコン内にあるデータを見つけにくい・・
- 仕事の効率化を図りたい！
- データ管理のストレスを軽減したい！
最後に
日々、さまざまなご家庭で書類整理のお悩みを聞くのですが、
ほとんどの方が、「最初から完璧を求めすぎている」ことで、身動きが取れなくなっているなと感じています。
書類に限りませんが、整理は最初から完璧にできる活動ではありません。
「試す→検証→改善」を繰り返すことで、徐々に自分の生活に合ったスタイルが見えてきます。
だからこそ、始めることが何よりも大切です。
「全部片付けなきゃ」「完璧にフォルダ管理しなきゃ」と気負わずに、
まずは、できることから少しずつ始めてみてくださいね。
あなたの書類整理が、少しでも楽になることを願っています！